Если в вашем владении находится компания, занимающаяся грузоперевозками или перевозкой пассажиров, вы наверняка знаете о том, что перед выездом автомобиля водитель должен получить путевой лист, в котором фиксируется вся необходимая информация. А знаете ли вы, если правильно заполнить путевой лист, то можно учитывать и расход топлива на том или ином автомобиле. Предлагаем вам ознакомиться с данной информацией.
Оформление и учет путевых листов
Для того, чтобы у компании была возможность отслеживать всю необходимую информацию, которая касается транспортных средств, требуется научиться правильно заполнять путевые листы, фиксировать в них всю требуемую информацию, а также хранить их после того, как транспортное средство вернулось с поездки.
Обратите внимание: путевые листы в компании, которая занимается их выдачей, должны храниться на протяжении 5 лет с того момента, как водитель его сдал. В случае если сотрудники использует транспортное средство для личных целей, то в путевом листе делается пометка об этом, для того чтобы была возможность правильно пересчитать количество потраченного ГСМ.
Информация о выданной путевки, вносится в специальный журнал, который одинаков для всех организаций. Форма журнала - № 8. В журнале должны быть все листы и блоки. Если же был обнаружен вырванный с журнала лист, то в этом случае, он подлежит утилизации. Пользоваться таким журналом запрещено.
При необходимости, чтобы легче было отслеживать информацию, можно ввести электронную систему, куда и будет вноситься вся необходимая информация. В случае, если будет введена автоматизированная система контроля путевых листов, то вы сможете сократить не только занятость сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к заполнению путевых листов, но и время водителей, которое они могли бы потратить на поезду.
Оформление путевых листов и ГСМ
Для того чтобы знать, какие количество топлива тратиться на одну поездку, на том или ином автомобиле, необходимо правильно заполнять путевой лист. Путевой лист - унифицированная форма документа, который требуется заполнять на каждом предприятии. В нем можно увидеть не только количество потраченного топлива, но и количество расхода на том или ином автомобиле.
Если вы хотите отслеживать информацию по горюче-смазочным материалам, то в этом случае достаточно вести журнал, который может быть представлен в следующем варианте:
- на бумажном носителе;
- заполнение в таблице EXcel;
- ряд предприятий ведет информацию, заполняя путевой лист в программе 1С.
Путевые листы заполняются на следующий вид транспорта:
- легковые транспортные средства;
- специальные транспортные средства, которые занимаются перевозкой, например, горюче-смазочных материалов;
- пассажирскими такси;
- грузовыми автомобилями;
- автобусами, которые отправляются в поездку на дальние расстояния или будут передвигаться по городу.
Обратите внимание: для того чтобы у вас была возможность контролировать количество израсходованного топлива, необходимо перед поездкой и после нее вписывать показания спидометра. Данные на конец и начало дня должны совпадать.
Транспорт в организации: учет топлива и ГСМ, оформление путевых листов
Довольно сложно не подготовленному человеку вести учет путевых листов, заполнять их. Именно поэтому, можно воспользоваться услугами компаний, которые специализируются на оказании данных услуг.
Наша компания, готова взять на себя обязанности по заполнению путевых листов, ведению документации, а также учету горюче-смазочных материалов. Все, что требуется от вас - оставить заявку на официальном сайте или связаться с нами по контактному номеру телефона. Мы гарантируем, что вся требуемая документация будет заполнена правильно и потерь ваша компания не понесет.
Комментариев пока нет